«Vísteme despacio, que tengo prisa». Ese dicho significa lo mismo que «lo barato sale caro», pero refiriéndose al tiempo en lugar de al dinero. Quiere decir que cuando se hacen las cosas con prisa, a menudo, se cometen errores que precisarán de más tiempo para ser solventados por lo que, a la larga, se tarda menos si se hace despacio, entendiendo por «despacio» con mimo, empleando el tiempo adecuado.
En el entorno laboral, es muy frecuente pedir las cosas «ASAP» (siglas de «as soon as possible», que significa «lo antes posible») o «con urgencia». Pero es útil saber reconocer cuándo esas peticiones están justificadas porque, si no, interrumpen los procesos y comprometen el resultado de los proyectos.
A menudo, alguien pide algo «de forma urgente» solo para no olvidarse de ello, para no tener que estar pendiente o anotarlo. Para dar una tarea por terminada en lugar de dejarla como «abierta» o anotar que está a la espera de respuesta de otra persona. Con esta decisión, subestima el tiempo del otro, para quien quizá unos días o unas horas más supongan una gran diferencia.
Otro motivo injustificado para pedir las cosas con urgencia es la desconfianza en la eficiencia de los trabajadores. Si un jefe, un cliente o un compañero cree que alguien puede hacer el trabajo más rápido de lo que dice o cree que se distrae con otras tareas, lo pide urgentemente para demostrar que es posible hacerlo antes. Aunque los empleados sean capaces de responder en ese momento con la urgencia requerida, esto es contraproducente a la larga: no siempre se podrá tener un trabajo equivalente en el mismo tiempo, ya que depende de muchos factores (la inspiración que se tenga ese día, otras entregas «urgentes»…)
Un tercer motivo por el que debería desconfiarse de quien por defecto pide las cosas «ASAP» es que normalmente no son personas que se preocupen mucho por la calidad o los detalles. Salvo excepciones, algo hecho con prisas no es la mejor versión de ese algo que se puede ofrecer. Una fecha de entrega coherente asegura un trabajo mejor, y un deadline ajustado obliga a renunciar a algunas partes de ese resultado óptimo.
Foto: Andy Beales (Unsplash.com. Licencia CC)
Estas peticiones de urgencia son contagiosas. Alguien dice la palabra «urgente», el que la escucha se la transmite al siguiente implicado, que lo pide al siguiente con la misma urgencia… Y a veces ninguno de ellos sabe muy bien el motivo de esa urgencia. Su respuesta es que alguien se lo ha pedido urgentemente a ellos. Al principio de esa cadena suele haber alguien que estableció esa fecha de forma estimada, sin un motivo real, y al que quizá no le importaría demasiado cambiarla para que el trabajo saliera mejor.
Trabajar con continuas interrupciones tiene numerosos inconvenientes: el flujo de concentración se resiente cuando llega un e-mail o un encargo pequeño. Aunque solo lleve cinco minutos hacerlo, el empleado perderá un tiempo mucho más extenso en volver a alcanzar la concentración que tenía en el punto en el que fue interrumpido.
Además, si las jornadas se llenan de pequeños trabajos urgentes de pocos minutos, su tiempo efectivo disminuye y será mucho más difícil calcular el número de jornadas que llevará un trabajo de mayor envergadura. Una conocida agencia de publicidad británica asegura que pone en cola cualquier cambio que pida un cliente, sin «colar» ninguno por pequeño que este sea o por importante que sea el cliente, para que sus procesos sean más efectivos.
Aquí va un fragmento bastante esclarecedor del capítulo llamado «ASAP is poison» («ASAP es veneno») del libro sobre productividad Rework:
Deja de decir ASAP. Lo hemos pillado. Está implícito. Todo el mundo quiere las cosas hechas tan pronto como pueden ser hechas.
Cuando te conviertes en una de esas personas que añaden «ASAP» al final de cada petición, estás diciendo que todo es altamente prioritario. (Es divertido cómo todo es prioritario hasta que realmente tienes que priorizar las cosas).
ASAP produce inflación. Devalúa cualquier propuesta que no diga «ASAP». Antes de que te des cuenta, la única manera de conseguir que se haga algo es ponerle la etiqueta «ASAP».
La mayoría de las cosas no justifican ese nivel de histeria. Si una tarea no se hace en ese preciso instante, nadie va a morir. Nadie va a perder su trabajo. No costará a la compañía toneladas de dinero. Lo que consigue es crear estrés artificial que conduce al agotamiento.
Por lo tanto, reserva tu uso del lenguaje de emergencia para las emergencias reales. Ese tipo de emergencias en las que hay consecuencias directas y medibles si algo no se hace. Para todo lo demás, relájate.
Ilustración de Mike Rohde para el libro Rework, de Jason Fried y David Heinemeier Hansson
Una de las principales reglas de diseño gráfico es que «destacar todo es como no destacar nada». En el ámbito de la productividad, ocurre lo mismo con las urgencias: si todo es urgente, nada lo es. Además, a los que siempre piden las cosas «ASAP» les pasa un poco como al cuento del lobo y los cabritillos: cuando realmente haya un motivo real para la urgencia, nadie los creerá.
