WordPress no es la única empresa capaz de construir una empresa sólida con una oficina mínima. Casi al mismo que el lanzmiento del libro de Scott Berkun sobre su experiencia en Automattic, llega Remote Office Not Required, de los fundadores del gestor de productividad 37 signals. En él comparten reflexiones sobre cómo hacer funcionar una empresa descentralizada.
La libertad de horario es el nuevo lujo
“El lujo de los próximos 20 años será dejar la ciudad. No como un sirviente atado a un suburbio, sino para ir a donde quieras”. Para Fried y Heinemeier, los privilegios antiguos de las corporaciones, como las secretarias o coches de lujo proporcionados por la compañía, no son muy distintos a los de las nuevas empresas. “Un chef de calidad, comida gratis, servicio de lavandería, masajes, una habitación llena de juegos de arcade. Son dos lados de la misma moneda. Es la que te dan a cambio de que pases horas y horas en la oficina. El verdadero lujo es poder trabajar desde donde quieras. Si realmente lo que te gusta es esquiar, ¿por qué esperar a que tus caderas estén desgastadas para mudarte a Colorado?”.
“No hace falta dividir tu vida en fases arbitrarias de trabajo y retiro. Puedes unir las dos cosas. Eso es un objetivo mucho más realista que comprar un billete de lotería. Tampoco significa que tienes que dejar todo e irte a Colorado. Hay puntos medios. Puedes pasar un mes y trabajar desde allí. El nuevo lujo es la libertad y el tiempo. Una vez que has podido saborear eso, no habrá ninguna oficina o chef de lujo que pueda atraerte de vuelta a tu anterior forma de vida”.
El teletrabajo atrae talento
“En la economía actual, la guerra por el talento es tan grande que las organizaciones no pueden limitarse solo a contratar personas en las zonas más próximas a ellas. Es más fácil que nunca coordinar individuos en todo el mundo con una buena conexión a internet y buenos softwares”, opinan Jason Fried y David Heinemeir Hansson.
“Los perfiles que llevan tiempo en la oficina suelen ser los trabajadores ideales para hacer teletrabajo. Saben cómo funcionan las cosas y saben lo que tienen que hacer”, añaden Fried y Heinemeir. “El talento está en todas partes y no todo el mundo quiere mudarse a Nueva York, San Francisco, Hollywood, Madrid o Barcelona”.
Aprender a trabajar en distintos horarios
“La gran transición de un grupo de trabajadores distribuidos pasa de una colaboración sincronizada a otra que no la es. No solo no tenemos que estar en el mismo lugar para trabajar juntos, tampoco tenemos que hacerlo en el mismo horario”.
Romper la adicción al aquí y el ahora
“La diferencia de horarios requiere también tener paciencia con las respuestas. No hay nada más arrogante que tomar el tiempo de otra persona con una pregunta que no necesita una respuesta inmediata. Las preguntas que pueden esperar horas para recibir una respuesta deberían enviarse por email. Las preguntas que requieren una respuesta en unos minutos pueden ir en messenger. Para las crisis está el teléfono. Con un sistema de graduación así, rápidamente te darás cuenta de que el 80% de tus preguntas no requieren una respuesta tan rápida”.
Se ahorra mucho dinero
“Trabajar en remoto no se debe hacer por dinero principalmente, aunque un buen efecto secundario es que se ahorra dinero. En el caso de IBM, desde 1995, han logrado reducir su espacio de oficina en 7 millones de metros cuadrados. El 75% de ese espacio ahorrado fue vendido en el mercado por un precio de 1.400 millones de euros”. El ahorro medioambiental es gigantesco.
Es posible que ya estés trabajando de forma remota
“Es probable que tu trabajo legal esté subcontratado a un bufete externo. Si no tienes un departamento de contabilidad, es más que probable que esté en manos de un contable externo. Y ¿qué pasa con las agencias de publicidad que son contratadas para hacer tu trabajo creativo?”.
“Para aquellos que se ponen a la defensiva cuando planteo el teletrabajo como una opción les suelo hacer la misma pregunta. ¿Qué porcentaje de tu tiempo en una oficina consiste en trabajar con tus compañeros a través de un ordenador? El número es alto y suele superar el 60%. Si tu trabajo casi siempre se realiza por ordenador, tu presencia continua no es relevante”.
Esto no es una guardería
“Si desconfiamos de una persona para hacer teletrabajo, quizá hemos contratado a la persona equivocada. Si temes que tus empleados no rindan en casa sin tu supervisión, estás actuando como un niñero en vez de un manager. El teletrabajo será el menor de tus problemas”.
No funcionará nunca en una empresa grande
“Microsoft, IBM, INTEL, Accenture, Cisco, Unilever, Mercedes Benz, DreamWorks Animation o Virgin Atlantic son solo algunas de las grandes multinacionales que utilizan el teletrabajo”.
No hace falta ser un talibán
“El teletrabajo no es solo para personas que viven fuera de la ciudad. Puede ser para alguien que trabaja en casa a dos manzanas de la oficina. Simplemente significa no estar en la oficina todo el día entre las 9 y las 5. Esta puede ser una forma de iniciarse en el teletrabajo. Permitir que algunos empleados trabajen en cafeterías o en casa. La mañana puede estar reservada a trabajo en solitario en casa y la tarde para el trabajo colaborativo en la oficina”.
Los riesgos del teletrabajo
Los autores del libro alertan de que la flexibilidad a veces tienen el efecto contrario a lo que se teme. “A veces se acaba trabajando demasiado y la jornada se extiende a más de 12 horas. Es la gran ironía de dejar a gente con mucha pasión trabajar desde casa. No estar presente impide poder ver si la persona está quemada. Hay que establecer una cultura que tenga unas expectativas razonables. Dejar claro que hay que intentar ceñirse a las 40 horas de trabajo a la semana”.
Repensar el modelo de gestión
“La mayor parte de los ejecutivos que vienen de un MBA consideran que los ejecutivos son el elemento visionario más importante de cualquier organización. Eso puede ser cierto si estás gestionando gente haciendo trabajo repetitivo. Pero en la era del conocimiento en la que los trabajadores están construyendo cosas, como escribir código, ese centralismo ya no tiene tanto sentido”, dice Scott Berkun.
“No creo que todo el mundo tiene que hacerlo porque si pero nos obliga a hacernos preguntas muy interesantes. ¿Por qué debería importarte dónde está la gente? ¿No es más importante que sean productivos?”, añaden los fundadores de 36 Signals.
Los grandes teletrabajadores suelen ser grandes trabajadores
“Es mucho más difícil fingir si eres un teletrabajador. Las oportunidades para hacer la pelota en la oficina bajan. El foco está sobre el trabajo. Usar herramientas de gestión dejan muy claro quién está haciendo qué. Esto da una ventaja a personas más introvertidas para destacar que no encajan en entornos de oficina convencionales”.
La importancia de escribir bien
“Trabajar bien a distancia requiere escribir bien y con claridad. La carta de presentación de un candidato dice mucho de las capacidades de comunicación y concisión del aplicante. Céntrate sobre la claridad, primero, y el estilo, en segundo lugar. Aunque no todos los trabajos en remoto necesitarán dotes impecables para la escritura, es algo importantísimo”.
No lo utilices para conseguir empleados por menos
Aunque contratar a personas fuera de las grandes ciudades permite ajustar los salarios al coste de vida, Fried defiende que para empresas que se basan en el conocimiento, esa opción no es buena. “En lugar de pensar que puedes pagar a personas de Kansas menos que a gente de Nueva York, deberías pensar que puedes conseguir gente increíble de Kansas y hacer que se sientan valorados y bien compensados si les pagas salarios de Nueva York”. En una ciudad grande tienes competencia de otras empresas, pero si en una ciudad pequeña pagas por encima de la media, será muy complicado que te acaben quitando ese talento.
