El placer de organizarse en papel

En los últimos tiempos se está viviendo un auge de la «papelería gourmet». Cada vez más personas, quizá saturadas de pantallas, optan por confiar sus tareas y sus citas a objetos de papel.

Likely.es es una papelería online especializada en artículos que ayudan a la productividad y la organización y, además, son un deleite para la vista y el tacto. Su creadora, Rita Gallego, no podría vivir sin su móvil o su portátil, y aún así tiene una teoría sobre la admiración que profesan muchas personas a las cosas de papel: «el papel es irreemplazable. Te aporta sensaciones distintas a las que una pantalla puede darte. Cuando estás delante de un papel estáis sólo los dos, es un aislante y te da ese momento de desconexión lejos de las distracciones de la tecnología que te ayuda a conectar, pero contigo mismo».

Y ¿cómo se organiza la gente que se organiza en papel? Pues de muchas formas distintas. Aquí tienes algunas.

HACEN LISTAS

La creación de listas está recomendada  en numerosos casos dentro y fuera del ámbito laboral. Por ejemplo, en organización de eventos o puesta en marcha de proyectos. Pero también se pueden hacer listados con tareas pendientes, con propósitos para un mes…

Aunque parezca un formato sencillo, hay que saber hacerlas (y utilizarlas). Por ejemplo, si un elemento sigue sin ser tachado después de mucho tiempo, hay que replantearse si tiene sentido que siga estando ahí. También hay que ordenarla por prioridades. Si no, las cosas que más nos apetece hacer no dejarán tiempo para las que realmente tenemos que hacer.

Rita Gallego ha observado lo diferentes que son las listas que hacen las personas. «Creo que la mayor ventaja es la libertad de crear tu propio código, tu propia forma de resaltar lo importante, de darle un toque personal a todo lo que haces. Algunos hacen dibujitos en medio de su lista, otros usan colores, otros con más dotes artísticas recurren al lettering, etc. No hay dos listas iguales como no hay dos personas iguales».

Podría decirse que existen dos tipos de personas: aquellas a las que les produce placer «pasar a limpio» las listas eliminando de ellas los elementos ya realizados y aquellas que prefieren ver el total, lleno de marcas, tachones y subrayados, para tener en mente el porcentaje de trabajo que han completado.

TIENEN UNA AGENDA

A los que no usan agenda física quizá les resulte difícil comprender los motivos de sus defensores. ¡Con lo fácil que es hoy en día anotar todo en el teléfono o en el calendario del correo electrónico! Facebook te avisa de los cumpleaños y eventos.

Pero una agenda física da una dimensión material al tiempo. Las semanas se despliegan ante los ojos de quien la usa como algo muy concreto que empieza en un punto y termina en otro. Cuando se comienza una agenda nueva, realmente parece que comienza un periodo nuevo en la vida, uno que no tiene en cuenta los tachones anteriores y que está abierto a nuevos enfoques. 

Tener una agenda de papel es bajar al mundo real un concepto tan abstracto como el tiempo y convertirlo en un objeto palpable. «Es algo que puedes tocar, es real, no es una sucesión de unos y ceros en un frío disco duro», subraya Rita Gallego. Si fuera por Google Calendar, todos los momentos del año serían exactamente iguales.

LLEVAN UN BULLET JOURNAL

Los bullet journals son unos cuadernos que pueden incluir agenda, listados de tareas, ideas, diarios, recordatorios… Son muy flexibles y se realizan en un cuaderno normal. Cada usuario puede adaptarlos a sus necesidades.

Algunas características diferenciadoras de los bullet journals son las siguientes: tienen un índice de cotenidos, las páginas se van rellenando de forma consecutiva (sin que queden páginas en blanco como podría suceder en una agenda) y se utilizan iconos para diferenciar el tipo de anotación (por ejemplo, para diferenciar una tarea de una cita).

Algunas personas decoran sus bullet journals utilizando dibujos o pegatinas y el resultado son verdaderas obras de arte.

Puedes leer más sobre cómo realizar un bullet journal y ver ejemplares decorados aquí.

UTILIZAN UN PLANNER DE ESCRITORIO

El objetivo de este tipo de organizadores es, de nuevo, tener una visión global y «material» de una línea de tiempo. Pueden ser semanales, mensuales, anuales… Cada usuario debe elegir su periodicidad en función de la densidad de asuntos que se vayan a tratar en ellos. Es útil para tenerlos siempre a la vista y realizar anotaciones efímeras que «morirán» cuando se pase a la siguiente hoja. Ideal, por ejemplo, para los que tienen la mesa llena de notitas y recordatorios y no saben después dónde los han puesto. Y quizá no tanto para los que prefieren volver atrás de vez en cuando o revisar acontecimientos pasados.

Se puede compaginar con el uso de una agenda: en el planner de escritorio se amplía la información con detalles prácticos y en la agenda se pone solo lo básico, los «titulares».

Un ejemplo de planificador de escritorio es The Monthly Planner que recomiendan en Likely.es.

USAN CUADERNOS

Da igual en qué trabajes. En casi todos los sectores será útil que lleves un cuaderno o bloc de notas. Lo necesitarás de tapa dura si estás acostumbrado a tomar notas de pie, como un reportero o un encargado de la logística de un almacén. Querrás hojas lisas y no rayadas para hacer bocetos si eres diseñador. Preferirás un tamaño más amplio si lo vas a usar en una mesa. Te será útil una pequeña libreta si sólo la llevas en el bolso por si acaso surge la inspiración. Elegirás uno un poco más serio si quieres llevártelo a una reunión para tomar notas.

Los cuadernos son un apoyo para la memoria y la creatividad. Son una extensión del cerebro que nos permite centrarnos en la siguiente idea en lugar de emplear energías en retener una, o aclarar una reflexión que por escrito resulta mucho más clara que dando vueltas en la cabeza.

Cualquier fanático de los cuadernos y libretas podrá describir el placer de comenzar uno nuevo. Ninguna persona creativa tendrá nunca suficientes cuadernos.

En likely.es proponen la versatilidad de los cuadernos Write/Draw.

Likely.es selecciona sus proveedores con esmero. «Trabajamos con pequeños estudios de Seúl, Tokio o España y con marcas consolidadas a nivel mundial. Todos muy diferentes entre sí pero con una característica común: lo excepcional de sus productos. Todos bien diseñados, funcionales y responsables con el medio ambiente». En su web pueden encontrarse, por ejemplo, productos de Corea. «Los coreanos tienen una sensibilidad especial hacia el diseño de papelería, los materiales, acabados y funcionalidad son de los mejores que hemos podido encontrar», explica Gallego. También hay papelería japonesa, cuyo fuerte es «el minimalismo y el estilo kawai». Siguen incorporando países, y ya tienen marcas inglesas y españolas. «Muy pronto vamos a sumar una marca turca que nos ha sorprendido por su creatividad y calidad».

Los métodos de organización son muy variados, pero todos ellos tienen algo en común, según Gallego: la idea de priorizar y planificar. «Todos tenemos momentos en los que estamos desbordados y no sabemos ni por dónde empezar, sobre todo porque la palabra “urgente” se ha convertido en el plazo estándar cuando hay algo por hacer. Por eso es clave diferenciar entre tareas importantes, tareas secundarias y tareas que puedes delegar. Eso, de por sí, te ahorrará mucho tiempo», recomienda.

Rita Gallego se ha documentado sobre numerosos métodos de productividad y organización, y va hablando de ellos en el blog de Likely.es. Algo que recomienda encarecidamente es seguir la «regla de los dos minutos»: «es un consejo simple y efectivo: si en tu to do list tienes tareas que te toman menos de dos minutos, lo mejor es empezar tu día justo por ahí. Rápidamente te vas a quitar un montón de trabajo y vas a poder concentrarte en las tareas más complicadas que requieren más tiempo. Esta regla no sólo vale para organizar tu tiempo sino también para organizar tu casa o espacio de trabajo. Si poner algo en su lugar te toma menos de dos minutos hazlo en el momento, estar en un espacio ordenado te ayuda a relajarte y a pensar mejor».

La japonesa Marie Kondo recomendaba en su libro The Life-Changing Magic of Tidying Up (traducido a español como La magia del orden: Herramientas para ordenar tu casa… ¡Y tu vida!) «rodearse de objetos que te hagan feliz». En ese sentido, Gallego cree firmemente que unos objetos de stationery (papelería) bonitos no solo cumplen una función estética. «Las cosas de las que te rodeas reflejan cómo quieres vivir tu vida y si esas cosas han sido creadas con sensibilidad y son creativas y funcionales, seguramente tendrán en ti un efecto simple pero importante: te harán feliz».