Sí, yo soy uno de esos que decidió en su día dejar el calor de la nómina para buscarse la vida por su cuenta, y además de no tener que fichar cada mañana y librarse del yugo del horario. La organización personal del trabajo cambió de la noche a la mañana en consecuencia.
El grueso de los que escogen trabajar por su cuenta comenzará a otorgar mucho más valor al tiempo, que a partir de ese momento pasa a ser su más valioso activo: hay que intentar facturar cada minuto o al menos aprovecharlo para adelantar trabajo y terminar la jornada lo antes posible. Hasta entonces, me resultaba imposible pensar que podría ser productivo lejos de la pantalla del ordenador del trabajo, pero con el paso de las semanas y los meses, descubrí del desmedido potencial de los dispositivos móviles.
¿Cómo? ¿Qué? ¿Que se puede preparar una oferta desde el móvil y validar trabajos desde el tablet? Pues sí, hasta el punto en el que llegué a considerarlo mi secreto mejor guardado, no tanto para obtener una ventaja comparativa, sino porque entendí que por una cuestión de prejuicios, una oferta confeccionada desde el móvil sería percibida como algo de menos valor que la que ha sido labrada a golpe de teclado bajo el flexo de una oficina. Pero la realidad es bien diferente.
Lo primero que tenemos que hacer es perder el miedo y empezar a tener conciencia de las ventajas de la oficina móvil: ¿qué prefiere un cliente?, ¿que le respondamos una epístola al cabo de tres horas desde el ordenador del trabajo o que solucionemos su problema desde el móvil y en diez minutos? No tardé mucho en resolver este dilema porque la respuesta es claramente la segunda. Vivimos en una sociedad cada vez más habituada a la inmediatez y esto se traslada también al ámbito profesional: cuanto antes resolvamos un asunto, mejor. Pero… ¿qué es necesario para dar realmente el salto y funcionar al 200% desde una oficina móvil?
Hardware
Ahora que ya hemos perdido el miedo, es necesario rodearse de los equipos necesarios para poder sacar el máximo rendimiento de nuestra movilidad. Por mi experiencia, no me equivoco si afirmo que el 99% de las gestiones se podrían resolver desde el móvil, salvo que uno sea arquitecto o desempeñe cualquier otro trabajo que le exija el uso de un software específico para el ordenador.
Este cálculo dio paso a la tentadora idea de funcionar solo con un smartphone potente y salir a la calle sin miedo, pero el paso del tiempo me hizo ver que el rendimiento del trabajo era más eficiente (y sobre todo más cómodo) a medida que aumentaba el tamaño de pantalla.
Pronto descubrí que la clave consistía en encontrar el difícil equilibrio entre dispositivos compactos y ligeros, pero con el tamaño suficiente que permita trabajar en ellos a pleno rendimiento. ¿Y qué dispositivos escogí para alcanzar la mejor combinación de equipos? En este sentido también descubrí que para un funcionamiento eficiente en la oficina a cuestas había tres niveles, de menor a mayor: smartphone, tablet y portátil. Vamos con ellos:
- Smartphone: la elección de plataforma y modelo depende de los gustos de cada uno, pero yo he escogido el iPhone y lo he hecho por la formidable combinación de aplicaciones disponibles en la plataforma iOS. Como veremos en el apartado del software, hay multitud de aplicaciones que además funcionan de una manera sincronizada con el resto de equipos, algo que veremos es fundamental para poder trabajar en movilidad. Además del móvil, siempre voy acompañado de una batería externa por si en algún momento necesito recurrir a ella. Hay multitud en el mercado y cualquiera de ellas servirá. El móvil me aporta velocidad de acción, no tanto para responder a los clientes lo antes posible, sino también para estar al corriente de todo lo que va sucediendo en torno al trabajo. Hay que tener en cuenta, que el dispositivo está permanentemente conectado a la red y gracias a ello, sirve como «termómetro» de todo lo que sucede.
- Tablet: el smartphone proporciona velocidad, pero cuando es necesaria una lectura más detallada de documentos o búsqueda de información en la red, las tabletas se postulan como el equipo perfecto. En mi caso, no he dudado en hacerme con un iPad mini con pantalla Retina y conexión a internet, como luego explicaré. Al igual que sucede en el móvil, la elección de plataforma y modelo depende de los gustos de cada uno, pero mi consejo es que móvil y tablet compartan el mismo sistema operativo para que la integración de aplicaciones sea perfecta. La tableta nos permite trabajar sin dificultad en hojas de cálculo y documentos de texto más extenso, aunque cuenta con un handicap para ello con el teclado virtual. En mi caso he optado por hacerme con una funda teclado de Logitech que transforma el pequeño dispositivo en un potente ‘portátil’ con el que podremos resolver cualquier asunto y crear documentos sin limitaciones.
- Portátil: En mi esquema escalado siempre había considerado como obligatorio contar con un potente portátil que sirviera para aquellos trabajos que exijan más recursos o medios que los que pueden ofrecer los dispositivos anteriores. Sin embargo, los laptops actuales, por muy compactos que sean, siempre resultan algo pesados sobre todo si tenemos que desplazarnos durante horas por la ciudad. Pero todo cambió cuando adquirí un Surface 2, un extraño equipo de Microsoft que cabalga extrañamente entre dos mundos, el de los tablets y el de los portátiles. Potente pero tremendamente compacto y con una batería que alcanza las diez horas lejos del enchufe, pronto se convirtió en fiel acompañante para todos mis viajes de trabajo.
Software
Pero esta combinación de equipos no sería nada si no se contara con un buen catálogo de aplicaciones que permitiera trabajar de forma sincronizada. Vaya por delante que la máxima que debe perseguir en todo momento el usuario cuando trabaja en movilidad es la sincronización permanente de la información. Se acabó aquello de escribir en el portátil y enviar por e-mail al tablet para seguir trabajando: a partir de ahora trabajaremos con la información en la nube y así, lo que empezamos en la oficina en el ordenador, lo podemos seguir en el aeropuerto desde el móvil. Al igual que con el hardware, en lo relativo a las aplicaciones he encontrado el equilibrio perfecto con grandes servicios sin los cuales ahora no sabría muy bien cómo funcionar:
- Dropbox: Un buen día, harto de andar con pendrives y documentos desactualizados, me animé a dar el paso y volcar todo el disco duro al servicio en la nube Dropbox (sí, más adelante explico el asunto de las suspicacias que pueda provocar). Fue uno de los momentos en los que más liberación encontré en mi oficina móvil particular: la información ya no estaba en un disco duro en el despacho, sino que me acompañaba ahí donde fuera, y no solo eso, además de poder acceder a cualquier documento en todo momento, podía compartirlo desde el móvil con un par de toques en pantalla y con la mayor seguridad posible. Además, gracias a ir consiguiendo rewards recomendando Dropbox a amigos, disfruto de más gigas de forma completamente gratuita de los que pudiera necesitar.
- Evernote: Si Dropbox me sirve de repositorio general o disco duro remoto al que estoy conectado permanentemente, Evernote es una navaja suiza en la que registro toda la información que me llega por mail y no quiero perder. Basta con reenviar un correo determinado a una dirección oculta que yo solo sé, y el correo quedará registrado en mi cuenta. Además, he organizado todo por carpetas con lo que almacenar la información no puede ser más sencillo y eficiente. Y la potencia de Evernote consiguió que dejara de utilizar Word o sucedáneos para escribir textos: ahora envío los correos y textos más importantes directamente desde el servicio gracias a su potente editor de textos (de hecho, este artículo está escrito desde el servicio en la carpeta «Artículos»).
- Instapaper: Nunca pensé que podría sacar tanto rendimiento de un gestor de links, pero ahora lo recomiendo con entusiasmo. ¿En qué consiste este tipo de servicio? Uno se encuentra a lo largo del día con multitud de páginas web con información que, o bien no quiere perder, o bien no puede leer en ese momento, y es aquí donde entra la magia del servicio, que nos permite guardar en nuestra cuenta y mediante un solo clic (o reenviándolo por mail) a nuestro perfil. Y luego, por la noche, más tranquilos, revisamos esta información. ¿Para qué lo uso yo? Fundamentalmente para documentarme sobre nuevos proyectos o para recabar ideas de futuros planes de acción. Es imprescindible.
«Sí, sí, todo esto está muy bien pero… ¿y la seguridad? ¿Y si no tengo conexión a internet?», es la pregunta que siempre me formulan cuando explico mi esquema de funcionamiento, y es muy legítima. Bien, en lo relativo a la seguridad, tanto Evernote como Dropbox cuentan con la segura verificación en dos pasos, o dicho de otra manera, cada vez que el sistema detecta una intrusión de un equipo no autorizado por mí con anterioridad, envía un SMS a mi móvil así como un correo con los detalles del acceso. Es decir, que solo yo en posesión de mi móvil, que además está protegido con contraseña, puedo validar ese acceso.
«¿Y si el servicio borra mis datos?», está claro que nuestra información está ahora en servidores remotos, pero hay que tener en cuenta que estos servicios viven básicamente del almacenamiento de nuestra información y hacen respaldos constantemente de la misma. En una ocasión Evernote borró accidentalmente mi cuenta y en menos de media hora la restableció pidiendo disculpas.
¿Es más seguro tener todo en un ordenador en casa susceptible al ataque de los hackers, virus o averías? No lo creo. En cuanto a la conexión a internet, lo cierto es que hoy en día estamos prácticamente todo el día conectados, pero si perdemos la conexión -por un vuelo o zona sin cobertura- tanto Evernote como Dropbox cuentan con aplicaciones que sincronizan la información en local, con lo que tan pronto como se recupere la conexión, la información vuelve a estar actualizada sin que nos demos realmente cuenta de ello.
Conexión
Si la elección del hardware y del software eran vitales, ¿qué decir del acceso a internet fuera de la oficina o casa? En mi caso disfruto de 1 GB de datos, que se queda a todas luces escaso, pero que con un poco habilidad nos podemos arreglar, y en lo referente al tablet, disfruto de una tarifa de 700 MB por menos de 6 euros al mes que me da servicio en aquellas zonas donde no haya wifi, y que gracias al tethering provea de acceso al Surface en cualquier situación. Como apunto, la clave de llevar la oficina a cuestas está en permanecer conectado en todo momento y así poder trabajar en cualquier circunstancia.
¿He echado de menos en algún momento la oficina y el trabajo en un despacho? Desde que di el paso debo decir que nunca. La libertad de escoger el horario y trabajar en cualquier situación (yo he llegado a hacerlo en la consulta del médico o en el colegio al recoger a las crías) te otorga una mayor productividad que el rigor de un horario y el despacho. El que trabaja con la oficina a cuestas da una respuesta más rápida y eficiente a sus clientes y aprovecha mejor el tiempo, sin duda. ¿El peligro? No saber desconectar o no marcar claramente la frontera entre trabajo y ocio. Pero una vez que esto también se logra, nunca se podrá volver atrás…