Oficinas como explanadas. Esas plantas rasas llenas de mesas contiguas donde llevan décadas sentados trabajadores de cuello blanco están hoy bajo sospecha. Decían que derribar los muros y construir un espacio único para todos los empleados demolía también las jerarquías sociales. Decían que sentar a muchas personas en un mismo lugar fomentaba la colaboración. Pero varios estudios indican lo contrario y muchos piden volver a pequeños espacios de privacidad, silencio y concentración.
La voz de alarma saltó a los medios hace unos cinco años. Un estudio de la Universidad de Tecnología de Queensland reveló que las oficinas en plantas abiertas eran «perjudiciales para la salud». El investigador de esa universidad Vinesh Oommen aseguró que se habían quedado muy sorprendidos al descubrir que trabajar en esos espacios aumentaba el nivel de estrés y conflictividad entre los empleados. Incluso provocaba un aumento de la tensión arterial.
Aquella investigación sacó a la luz muchas obviedades que hasta entonces apenas se habían puesto en cuestión. En un espacio abierto el ruido del ambiente dificulta la concentración. La falta de privacidad y esa sensación de que todo el mundo puede ver constantemente qué haces y escuchar qué dices resta libertad y aumenta la sensación de inseguridad.
Pero no era el único estudio. El danés Jan Pejtersen publicó otra investigación en el Scandinavian Journal of Work Environment & Health que revelaba que las bajas laborales de las personas que trabajaban en oficinas de planta abierta en su país era de 8,1 al año. El porcentaje descendía al 4,9 entre los individuos que trabajaban en despachos privados. Una investigación más, llevada a cabo en EEUU en 2013 bajo el título Workspace satisfaction: The privacy-communication trade-off in open-plan offices, indicaba que la satisfacción de los empleados en temas relacionados con la interacción con los demás era mucho mayor entre los ocupantes de espacios privados.
Pasar mucho tiempo juntos tampoco resulta tan beneficioso como decían los arquitectos y diseñadores de las oficinas abiertas. El ambiente que crea estos espacios aumenta los roces entre compañeros, según Oommen, y, además, las conversaciones telefónicas y el ruido de los ordenadores afecta negativamente a la concentración de todo el equipo.
El estudio concluyó que el diseño tradicional de oficina, pequeño, cerrado y privado, era más eficaz que la oficina de planta abierta. La oficina ideal llevaría a escenas similares a la de una agencia como la de Mad Men. Pero hay un problema importante. Una oficina abierta resulta bastante más barata que una dividida en espacios distintos.
Fue por ese motivo, realmente, por lo que las oficinas de medio mundo empezaron a derribar sus muros a partir de los años 50. El concepto surgió en Alemania después de la Segunda Guerra Mundial. Era una forma más económica de volver a levantar la infraestructura empresarial del país, según cuenta Martin Filler en su libro The Road to the Zombie Office.
En EEUU rápidamente copiaron la idea y también desarrollaron la opción intermedia: los cubículos. El inventor de este espacio cerrado entre paneles pero dentro de una planta abierta no consiguió su misión. La intención de Robert Propst era favorecer la concentración del trabajador pero el ruido y las miradas de los que pasan alrededor se cuelan sin pudor. «Hoy alrededor del 60% de los estadounidenses trabajan en cubículos y el 93% de las personas que trabajan en ellos no se sienten satisfechas», escribe Nikil Saval, en su libro Cubed.
La investigación del psicólogo especializado en organización Matthew Davis realizada en 2011 ratificó esta nueva visión de los espacios abiertos de trabajo. Perjudican la concentración, la productividad, el pensamiento creativo y la satisfacción de los individuos, según cuenta Maria Konnikova en un artículo de The New Yorker.
En Estados Unidos la contienda contra los espacios abiertos se encendió aún más hace dos años. La consultora Susan Cain reclamó «el poder de los introvertidos» y explicó esta teoría en su libro Quiet: The Power of Introverts in a World That Can’t Stop Talking. Después la contó en una charla de TED y el siguiente paso fue crear una empresa, junto a Jim Hackett, CEO de la compañía de mobiliario Steelcase, de ‘espacios de oficinas para introvertidos’. Ese lugar permitirá al empleado aislarse tanto como desee.
Eliminará la decoración corporativa que uniformiza el paisaje de todos los trabajadores y, en su lugar, tendrá un mobiliario cómodo y personalizado. Tanto que, para descansar, cada persona podrá decidir si quiere tener una esterilla de yoga, un sofá o cualquier otro elemento a su gusto.
«La soledad es un ingrediente crucial de la innovación», dijo Cain en una entrevista con Fast Company el pasado mes de marzo.
En la investigación que hizo esta consultora para escribir su libro, entrevistó a un científico que había estudiado la ansiedad en los ambientes de trabajo. Lo hizo para indagar sobre su propia timidez y descubrió, según escribe Cain en este artículo, que «hay mucha tontería, en la actualidad, sobre esa idea de que la creatividad es un acto fundamentalmente social».
«La creatividad es social en el sentido de que todos nos apoyamos en los hombros de otros que vinieron antes», continúa la autora. «Efectivamente, debemos compartir y promover ideas; y efectivamente, la colaboración es algo bonito y poderoso, pero para muchas personas, el proceso creativo es un acto en soledad. Una de mis citas favoritas de todos los tiempos es esta de William Whyte, en The Organization Man:
El intento más equivocado de una falsa colectivización es la pretensión actual de ver al grupo como un vehículo creativo… Las personas rara vez piensan en grupos. Hablan, intercambian información, deciden, llegan a acuerdos… Pero no piensan. No crean.
En esa búsqueda de silencio y esa concentración hay personas que acuden a iglesias de barrio. El motivo no es religioso. Es arquitectónico y ambiental. Ahí encuentran el silencio para pensar del que carecen en sus oficinas. Ahí ordenan pensamientos y buscan ideas.
Coworking
Pero no siempre es necesario realizar un estudio para ver que las plantas abiertas no siempre son la mejor opción. Pueden resultar útil en muchas ocasiones (más para la empresa que para los trabajadores) pero en otras, incluidos los nuevos espacios de coworking, plantean algunas desventajas. El primer espacio de Utopic_US, en Madrid, era totalmente abierto, pero las necesidades de las personas que trabajaban ahí hizo que el tercer espacio incluya también despachos cerrados.
«Vimos que algunas empresas que trabajaban en el espacio de coworking iban creciendo y eso implicaba tener que buscar otras oficinas. Pensamos que teníamos que hallar una fórmula para que se pudieran quedar aquí teniendo su propio espacio», cuenta Olivia Czetwertynski, responsable de comunicación de la ‘Usina de transformación creativa’. «Este modelo, además, resulta interesante porque tienes las dos cosas. Por un lado, la privacidad de un espacio propio, y por otro, una red de talento al lado con el que puedes hacer muchas cosas. Debajo de la oficina siempre ocurre algo. Hay un bar, actividades, conferencias, presentaciones…».
En Utopic_US hay incluso una modalidad intermedia llamada el rincón. Y es, justamente eso, un rincón de la oficina de planta abierta donde se sitúa una empresa de un mínimo de cuatro personas. «No tienen un espacio cerrado, pero tienen su rincón para ellos solos, apartado del resto de personas. Esta modalidad también es interesante económicamente porque es más asequible que una oficina cerrada», comenta Czetwertynski.
Esta evolución se ha producido en apenas cinco años y responde, según la responsable de comunicación, a «las necesidades de los trabajadores». «Hemos ido haciendo todo esto a raíz de sus propuestas. Son empresas que han ido evolucionando dentro de Utropic_US y nos han ido contando sus requisitos para desarrollar su actividad de forma eficaz».
Hay quien dice que el modo en el que una persona trabaja depende directamente del espacio donde lo hace. Algo que, de forma exagerada, se podría traducir a: ‘Dime dónde trabajas y te diré cómo es tu productividad’.
En busca de esa eficacia o esa inspiración partieron muchos pensadores a lo largo de la historia. El destino era un lugar apartado del mundo al que llamaron cabaña literaria o filosófica. Era un propósito y, a la vez, un espacio real. Eran esos lugares remotos donde se han alojado cientos de pensadores a lo largo de la historia para huir del zumbido enfangado de la civilización.
Espacios creados “para alguien dispuesto a abandonarse a merced de sus pensamientos, que no permite que sus horas sean carcomidas por el tic-tac del reloj, que ni siquiera para mientes en cómo transcurren los minutos», según el escritor Luigi Amara. «No hay paisaje más apasionante que el mapa en blanco de su propio interior en la tarea de reinventarse”.
