Los procesos de trabajo son cada vez más virtuales. Las empresas solucionan constantemente temas con sus oficinas internacionales a través del correo electrónico o el teléfono. También contratan freelancers que no trabajan físicamente en sus oficinas. Si una persona está en un evento o enferma, sigue gestionando asuntos a través de su smartphone. Algunas compañías tienen horarios flexibles o, incluso, jornadas que son en parte presenciales y en parte telemáticas.
¿Cambiaría mucho las cosas, entonces, que ningún empleado de la empresa estuviera en una oficina? Ya lo han probado empresas como WordPress y les ha ido bien. Analizamos los pros y contras de una empresa íntegramente virtual.
PROS
– Abaratamiento de costes. Los costes fijos asociados al mantenimiento de las oficinas o de algunos perfiles (por ejemplo, recepcionistas) disminuyen y pueden destinarse a otras partidas. A cambio, se pueden contratar servicios de secretariado compartidos.
– Conciliación laboral. Los empleados trabajarán más felices y eso se notará en los resultados, ya que podrán prestar atención a las cosas que son más importantes para ellos sin dejar de hacer bien su trabajo.
– Contratación de los mejores. No importa su localización geográfica o que su disponibilidad no sea total. Eso sí, elegirlos dentro de un área no muy amplia es útil para no tener que luchar contra la diferencia horaria y para facilitar la asistencia a reuniones.
– Aprovechamiento del tiempo. En una oficina, no todas las horas de la jornada son efectivas. Los empleados charlan, se levantan a tomar un café y son interrumpidos constantemente por otros empleados. En casa (o en el espacio en el que cada uno esté trabajando), los minutos se aprovechan mejor: quizá los empleados estén menos horas sentados en la silla, pero seguro que cada una de esas horas es productiva.
– Entrenamiento de capacidades de síntesis y concreción. A distancia es más difícil divagar. Todo lo que hace que las reuniones demasiado frecuentes sean, a menudo, improductivas, queda anulado al trabajar virtualmente. Los profesionales aprenden a expresarse de forma clara y a dar explicaciones coherentes para aprovechar bien cada llamada, videollamada, correo electrónico o reunión.
– Orientación a resultados. En este modelo de oficinas, no se tiene en cuenta si un día estás enfermo o necesitas una mañana libre, pero, a cambio, los empleados son responsables de los resultados de la empresa. Se les exige llegar a los deadlines y cumplir objetivos, y esto sustituye a la máquina de fichar en su papel controlador.
– Información compartida. El servidor de la empresa se coloca en la nube para que todos los empleados puedan acceder a él. Esto supone una serie de ventajas: se acabó tener que meterse en el ordenador de un compañero para buscar un documento importante cuando este está ausente, o tener problemas con una persona que ha dejado la empresa llevándose información consigo.
CONTRAS
– Imagen de empresa pequeña o poco sólida. Aunque la reflexión sea válida y quizá en la práctica sería posible, la realidad es que las empresas virtuales se asocian con start-ups de poco alcance, autónomos o compañías sin recursos en círculos corporativos. Harían falta más ejemplos de multinacionales con éxito que trabajaran de esta manera para que los empresarios se lo plantearan como una posibilidad.
– No es adecuado para cualquier tipo de persona. La selección de personal debe ser muy rigurosa, porque este modelo solo funciona con profesionales con un gran sentido de la responsabilidad, orientados a resultados, muy organizados y que trabajen bien sin supervisión. El gasto en nóminas se encarece, porque estas cualidades suponen que la plantilla resultante sea ligeramente más senior. Además, tienen que estar preparados psicológicamente para esta situación: algunas personas pueden encontrar frustrante trabajar siempre desde casa y pasar días enteros en pijama, como explicábamos en este artículo.
– No se dispone de un espacio fijo de reunión. Este inconveniente puede solucionarse fácilmente con la contratación de salas de juntas en uno de los muchos centros de negocios que ofrecen esos servicios actualmente. Se trata de modernas oficinas que alquilan sus espacios por periodos variables de tiempo, para proyectos temporales, empresas pequeñas, acciones formativas o reuniones. Suelen estar bien equipadas tecnológicamente y tener una decoración agradable. También es posible verse en espacios de coworking que se pueden alquilar puntualmente o por un número fijo de horas al mes.
– Es más difícil construir lazos entre los empleados. La camaradería y la complicidad se construyen en el día a día. A cambio de todo el tiempo ahorrado por no interactuar con los compañeros de trabajo, aparece una connotación negativa: los empleados no se sienten tan identificados con sus colegas, empatizan menos y su voluntad de colaboración y sacrificio puede resentirse al no estar unidos a sus colegas por lazos personales.
– Es necesario contar con sistemas de gestión y medición eficaces para poder estimar los tiempos dedicados a un proyecto, determinar la productividad y la eficacia de los procesos y tener claros los objetivos cumplidos. Existen numerosos softwares de gestión de horas de trabajo, de reporte de bugs y otras funcionalidades que resultan muy útiles para que todos los empleados se entiendan al instante y para que los procesos sean fluidos.
Otro ejemplo de empresa mediana íntegramente virtual es la compañía de marketing 341 studios, de Connecticut, cuya fundadora, Felicia Rubinstein, emplea a más de dieciséis profesionales. La compañía de servicios web Automattic Inc tiene más de 123 empleados repartidos por noventa y cuatro ciudades de veintiséis países, y todos ellos trabajan desde sus casas. Otros ejemplos son la empresa de software ProofHQ o la firma consultora Kalypso LP.
—
Si quieres liberarte del yugo de la oficina, te contamos cómo
