Formas de usar mal el correo electrónico

Quizá debería dejar de ser «gratis» para que le tuviéramos un poco más de respeto. Según una encuesta del Pew Research Center, cada día se envían cien billones de mails en todo el mundo. El correo electrónico es una herramienta fabulosa para el ámbito profesional. Pero hay personas que lo usan tan mal que sería preferible que enviaran sus comunicaciones mediante señales de humo.
Más que a las numerosas faltas de redacción y puntuación (la más típica de este tipo de texto es quizá la de no utilizar la coma en los vocativos en el saludo inicial, pero hay muchas más), en esta ocasión nos vamos a referir a usos poco productivos, desconsiderados e incluso egoístas del correo electrónico.
Por ejemplo, cuando reenviamos una larga cadena de mails, es posible que el destinatario visualice cada uno de ellos con una tabulación añadida, por lo que a partir del tercero solo verá una estrecha línea de contenido prácticamente ilegible. Esto se acentúa si lo consulta desde una pantalla más pequeña (y alrededor del 66% de los correos son abiertos desde dispositivos móviles). Para evitar esto, deberíamos resumir lo que queremos transmitir a esa persona en un nuevo correo.
Reenviar largas cadenas de mails tiene otros inconvenientes además del de la falta de legibilidad. Para empezar, el emisor da imagen de ser una persona vaga. Escribir «lee lo que pone más abajo» lleva menos tiempo que hacer un resumen de las partes que interesan al destinatario, claro. Pero ese tiempo tendrá que emplearlo este último en bucear entre una cadena de correos ajena y ordenada a la inversa. Sin duda es preferible que sea el emisor, que ha estado participando en la misma y conoce lo que se ha dicho, quien haga el extracto en lugar de creer que quien la recibe tiene al instante la misma información que él: en esa lectura incómoda y descontextualizada se pueden perder muchos detalles.
Otro comportamiento que denota vaguería es el de no tomarse la molestia de comprobar temas que son fácilmente comprobables. Por ejemplo: «no recuerdo si te había pedido ya esto» o «no estoy seguro de si me dijiste que estabas de vacaciones hoy o mañana». Dado lo fácil que es encontrar correos antiguos utilizando el buscador, es mucho más sencillo comprobarlo antes. O, al menos, será más amable que llenar el texto de inexactitudes que dan un trabajo añadido al destinatario.

¿Alguna vez te ha llegado un correo que has tenido que leer tres veces, o tras cuya lectura no has sabido muy bien qué hacer excepto, quizá, dejarlo para más tarde? Eso es porque muchas personas no dejan claro el objetivo de sus comunicaciones. En tu mail, debes especificar cuanto antes si se trata de una comunicación meramente informativa, si esperas respuesta, si es una petición o una orden… Algo así como las cinco «W» del periodismo. Que sea gratis no quiere decir que no deba tener una estructura o ser claro. Si se convierte en una sucesión de reflexiones inconexas (un uso excesivo de puntos suspensivos es un buen indicador de que estás ante un mail inseguro y poco directo), la valiosa herramienta deja de ser efectiva.
Marcarse un «espinete» consiste en llamar inmediatamente después de enviar un correo electrónico para preguntar si este ha llegado correctamente. A menudo, esa llamada incluye un resumen del contenido del mail y, probablemente, una oportunidad de contestar oralmente en lugar de esperar la respuesta escrita. Entonces, ¿qué sentido tiene ese correo? Las personas que hacen «espinetes», ¿por qué no llaman directamente?
Utilizar correctamente los adjuntos es muy recomendable para que recibir un correo electrónico no sea un motivo de estrés. En primer lugar, debemos avisar claramente de los archivos que se incluyen: las sorpresas no son bienvenidas y, además, podrían pasar desapercibidas. Si se desea incluir un texto largo (más de dos o tres párrafos), es preferible enviarlo como adjunto a escribir un cuerpo de mail demasiado extenso. La idea es que quien consulte el correo pueda hacerse rápidamente una idea de su contenido y así decidir cuándo gestionarlo.
Hace unos años, daba lo mismo cuándo se enviara un correo: el destinatario solo lo consultaría cuando tuviera tiempo. Pero ahora que muchos destinatarios los reciben en el teléfono móvil, son más parecidos a mensajes de texto que a cartas; por lo que hay que intentar ser tan poco intrusivo como se pueda. A esta tarea de organización y priorización también ayuda la costumbre de escribir títulos representativos. Si todos usáramos los correos así, recibir muchos no sería motivo de agobio: emplearíamos solo unos minutos en decidir qué prioridad dar a cada tema y apuntar la tarea para más adelante.
Utilizarlos como «prueba» de lo trabajadores que somos tampoco es un comportamiento muy simpático. Aquí se engloba ese correo enviado al jefe a las ocho menos diez para demostrar puntualidad o aquel otro que envía justo antes de irse a casa el trabajador que se ha quedado más tiempo. También la fea costumbre de poner en copia de los correos a los superiores cuando estos no lo han solicitado. El campo «personas en copia» debe usarse con cuentagotas, asegurándose de que tiene sentido que cada una de ellas reciba ese correo.
En general, es recomendable aplicar el sentido común: cualquier actitud que no quieras transmitir en otros momentos del trabajo o de tu vida personal, no la desarrolles tampoco por correo electrónico. Si en una reunión o hablando con compañeros ante la máquina de café evitas ser insistente, dejas a otro la oportunidad de hablar o tratas de ponérselo fácil en lugar de dificultar su trabajo, actúa de la misma forma cuando escribas un correo. Solo es otro medio, pero su impersonalidad no debe hacer que perdamos las formas ni convierte en válidos comportamientos desconsiderados.