Los eventos digitales se convirtieron en una constante en los hogares durante la pandemia. Tienen sus propios códigos y características, además de ventajas e inconvenientes con respecto a los eventos presenciales.
Pero, a medida que se iban relajando las restricciones sanitarias, comenzó a proliferar también un tipo de eventos con audiencias híbridas. En ellos, parte del público está presente en la misma sala que los ponentes y otra parte está conectada en remoto. Esta situación se da en clases universitarias, ponencias, mesas redondas, masterclasses y otros eventos.
Un antecedente de este tipo de eventos está en los shows televisivos que cuentan con público en directo y telespectadores. Por ejemplo, las galas musicales en fechas especiales o los concursos con público. En estos casos, el programa está claramente orientado al formato televisivo (los presentadores miran a las cámaras, las actuaciones se detienen para dejar paso a la publicidad), es decir, a los que están en sus casas. Los que se encuentran allí son una especie de «cuarta pared» que en pocos casos tiene protagonismo.
En muchos de los eventos actuales con audiencias híbridas, por el contrario, la existencia del público al otro lado de la pantallas es secundaria. El evento transcurre sobre todo para los que asisten en persona y en ellos se piensa a la hora de diseñar su estructura, contenido y condiciones espaciales y lumínicas.
La posibilidad de conexión en remoto tiene una ventaja clara: de esta manera pueden acceder al evento personas que no podían desplazarse, preferían no hacerlo o no tenían una plaza libre en la sala. Por tanto, se puede decir que este formato democratiza los eventos, los pone al alcance de más gente.
Sus inconvenientes, sin embargo, podrían resumirse en estos tres:
1. Olvidar a las personas que están conectadas en remoto
Según el experto en conferencias Iván Abanades, socio de Thinking Heads y board member de la International Association of Speakers Bureaus, «muchos ponentes se olvidan de la audiencia conectada. Si están encima de un escenario, se dirigen a la gente que tienen delante y hay que recordarles que hay otras personas conectadas online». Cuando esto ocurre, la experiencia que reciben los que están en casa es «de tercer nivel».
Pavlo Kosarevych, alumno del máster de mediación y negociación de la UC3M, asegura que en las clases universitarias híbridas también se produce el efecto contrario: «Algunos profesores están demasiado pendientes de los comentarios recibidos a través del chat por parte de los alumnos que se encuentran en remoto, y los que asistimos de forma presencial nos enfrentamos a continuas interrupciones por ese motivo».
2. No contar con la tecnología adecuada
«Cuando la tecnología está pensada para un evento íntegramente virtual, la presencia del speaker es mejor tratada», explica Iván Abanades, que ha participado en la organización de muchas conferencias de ese tipo y opina que el coste de poner en marcha una experiencia que sea igual de aprovechable para los que la viven desde casa es muy alto. «En un evento grande lo vas a poder hacer; en una clase de universidad, no».
Con esto está de acuerdo Gonzalo Ibáñez, profesor asociado en el grado de estudios internacionales de la UC3M. «Desde mi experiencia, diría que las principales barreras a la hora de aprovechar ambas audiencias han sido sobre todo tecnológicas. Es decir, contar con las herramientas apropiadas que permitan la participación e involucración de todos y saber cómo utilizarlas. En este sentido, hay que preparar las intervenciones en términos de contenido, pero también dedicar tiempo y esfuerzo a dominar las herramientas con las que contamos y conocer, sobre todo, sus limitaciones».
3. Preparar el evento igual que prepararías uno presencial
«Creo que uno de los principales errores es mantener las mismas dinámicas de trabajo, actividades o lógicas previas a los modelos híbridos», comenta Ibáñez. Con esto está de acuerdo Iván Abanades, que comenta que el formato de comunicación es diferente para ambos tipos de público y que no es eficaz actuar como si se tratara de un evento tradicional: «Son códigos distintos. En digital se suele ser más breve y más directo». Y habla también del valor intangible de los modelos presenciales: «Todo lo que se genera alrededor de un evento presencial es insustituible. Cuando los humanos nos juntamos para compartir una actividad, se genera una energía que conecta y eso no trasciende la pantalla».
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Mejor eventos con audiencia solo digital o solo física
Por todo lo comentado, siempre que sea posible, es recomendable realizar los eventos físicos o digitales pero no con audiencias híbridas. «Es difícil estar pendiente de dos públicos a la vez y de lo que estás contando. Mi recomendación sería, en la medida de lo posible, hacer eventos de un tipo o del otro», concluye Iván Abanades. Si a pesar de eso tu evento va a tener audiencias híbridas, te sugerimos que prestes atención a estas cinco recomendaciones:
. Usa un lenguaje adaptado al formato. «Lo que funciona con una audiencia totalmente presencial o totalmente conectada en remoto no necesariamente lo hará en un formato híbrido», dice Ibáñez.
Nuestra atención es más breve en los formatos online y, por tanto, los eventos destinados a difundirse a través de la pantalla deben tener una duración más breve y una estructura de contenido que facilite las cosas al oyente. Además, en estas situaciones es, si cabe, más importante el uso de un lenguaje claro. El emprendedor y conferenciante Javier Goyeneche recomienda «presentaciones cortas, de no más de 20 o 25 minutos, con muy buenas imágenes y mensajes claros».
. Sé creativo para mantener a tu audiencia conectada. La comunicación a distancia tiene en contra la frialdad, pero también ofrece buenas oportunidades de interacción: encuestas, chats en directo, juegos, gráficos, cartelas… Gonzalo Ibáñez anima a los ponentes y profesores a probar nuevos recursos: «No hay recetas mágicas y es una cuestión de ensayar nuevas dinámicas, pero buena parte del ejercicio creativo por parte de los oradores o profesores debería consistir en pensar formas de estimular a las audiencias independientemente de cómo estén participando de la clase».
. Invierte en medios técnicos que aseguren una buena experiencia a ambos tipos de público. Ten en cuenta también las barreras tecnológicas que puede tener tu audiencia y no te olvides de la inclusión: un sonido nítido o una opción de subtitulado pueden facilitar las cosas a los que están al otro lado de la pantalla.
. Evita ponentes en remoto con público presencial. «Cuando el speaker está en una pantalla, desconectas. La experiencia del público presencial se empobrece», reflexiona Abanades, que, sin embargo, acepta que hay cierto tipo de eventos en los que dicha modalidad compensa mucho, como por ejemplo un encuentro informativo entre distintas divisiones de una empresa repartida por distintas geografías.
. Personaliza. Cada evento tiene unos objetivos y no hay fórmulas mágicas que sirvan para todos. Debemos olvidarnos de generalizar o de demonizar una de las modalidades. «Todos los formatos tienen sus limitaciones: los presenciales pierden la masividad y alcance que pueden lograr con los digitales, mientras que en estos últimos la interacción entre los ponentes y el público pierde parte de la intimidad y cercanía que solo la presencialidad garantiza», reflexiona Gonzalo Ibáñez.
«Los formatos híbridos pueden ser una solución intermedia siempre que sea posible lograr un buen equilibrio entre interacción y masividad. Creo que ahí radica el desafío para lograr una mayor democratización del conocimiento sin perder en el camino la calidad en el proceso de aprendizaje».
