El tiempo no muta. Por más ejercicios que hagamos, cada día seguirá teniendo 24 horas y todos tendremos que encajar en ese molde todas las tareas que tenemos que hacer. Por eso existen los relojes y por eso existen maneras de impulsar la productividad y la eficiencia.
Charles Duhigg explica en su libro Más agudo, más rápido y mejor que la productividad responde al mejor uso de energía, intelecto y tiempo para conseguir las recompensas más valiosas con el menor esfuerzo. «Es un proceso que consiste en aprender cómo tener éxito con menos estrés y lucha. Tiene que ver con hacer las cosas sin sacrificar todo lo que nos importa por el camino».
Por eso, para tratar de obtener el mayor rendimiento sin sacrificar lo que nos importa, hemos hecho una lista con cinco consejos para que el trabajo no sea un fastidio interminable y molesto.
1. Definir el trabajo y su conclusión
Un alfarero sabe cuál es su trabajo de manera precisa y sabe cuándo concluye: cuando la pieza está hecha. Sin embargo, en las actividades intelectuales, aquellas en las que el capital es el conocimiento, la definición de la tarea y el tiempo empleado se establece de manera más difusa.
José Miguel Bolívar escribe en su libro Productividad personal que «además de definir el trabajo a realizar, hay que definir también cuándo se va a dar por terminado. Y, al igual que ocurre con el trabajo cuando no está definido, hasta que no definimos cuándo algo va a estar terminado, será una causa más de estrés. Además, si no se define bien este aspecto, estaremos contribuyendo a hacer aún más impredecible e inestable el trabajo, ya que estaremos aumentando el riesgo de que aparezcan nuevas cosas por hacer en el último minuto».
Bolívar apela al método GTD® (Get Things Done), creado por David Allen en 2001, para solucionar el problema.
2. Usar las herramientas adecuadas
Las consecuencias de utilizar herramientas inadecuadas para realizar tareas son demasiadas y demasiado importantes. Por supuesto, pueden ser físicas. La ausencia de ergonomía puede generar molestias o lesiones. Además, la falta de eficiencia puede generar frustración y otro tipo de consecuencias con un componente emocional o psicológico.
La MX Series de Logitech for Mac es una gama de productos destinados a cambiar la forma de trabajar en las profesiones creativas.
El ratón Logitech MX Master 3 for Mac ofrece el flamante desplazamiento MagSpeed, un sensor de 4.000 dpi para seguimiento en cualquier lugar y control en varios ordenadores con un solo mouse gracias a Logitech Flow. Flow facilita al máximo la transferencia de texto, imágenes y archivos entre ordenadores: simplemente copia en uno y pega en el otro equipo.
Además, el dispositivo ha sido diseñado para funcionar perfectamente con ordenadores Mac y con iPads. El MX Master 3 for Mac cuenta con innumerables opciones de personalización para las aplicaciones más utilizadas en el universo creativo como Adobe Photoshop, Adobe Premiere Pro o Final Cut Pro.
Además, con la compra de los dispositivos de la MX Series for Mac by Logitech, los usuarios tendrán acceso sin coste —por tiempo limitado— a Adobe Photoshop y Adobe Lightroom, dos de los programas incluidos en Adobe Creative.
En cuanto a teclados, Logitech ofrece control creativo máximo a través de su innovador Logitech MX Keys Advanced for Mac. MX Keys for Mac es un teclado inalámbrico optimizado para dispositivos Apple, con teclas cóncavas esféricas diseñadas para adaptarse perfectamente a los dedos, tecla Fn personalizable para adaptarse a tu flujo creativo.
El teclado MX Keys for Mac puede ser usado en varios dispositivos de manera simultánea gracias, como en el caso del MX Master 3, a Logitech Flow. Se puede cambiar de uno a otro: desde el iPad al portátil o el ordenador, para teclear, copiar y pegar en cada uno de ellos.
Finalmente, para los que son de movilidad y trabajar a salto de mata, el ratón Logitech MX Anywhere 3 for Mac se ha diseñado para trabajar desde cualquier lugar. Una sensación táctil premium de la rueda ofrece una inercia dinámica que se siente, pero que no se oye. Además, se puede trabajar perfectamente hasta sobre cristal.
El MX Anywhere 3 tiene, al igual que el MX Master 3, ofrece diferentes opciones de personalización para programas de creación como Adobe Photoshop, Adobe Premiere Pro o Final Cut Pro.
3. Ordenar las actividades
El autor Scott Sonenshein explica en La felicidad en el trabajo, su libro coescrito junto a la gurú del orden Marie Kondo, que una de las claves para mejorar nuestra vida y nuestra gestión del tiempo es el control del desorden de actividades.
Sonenshein dice que, de esa manera, seremos capaces de acortar la jornada laboral y eliminar lo que nos produce más desgaste. Reuniones innecesarias, proyectos con pocas posibilidades de llevarse a término o presentaciones con buen diseño y poco contenido son algunas de las anomalías que menciona.
«Hay tres trampas que pueden propiciar el desorden de actividades: ganar en exceso trabajando demasiado por las razones equivocadas, anteponer las tareas urgentes a las importantes y hacer varias cosas a la vez», señala.
Por eso, conviene saber cuándo decir no a nuevos encargos incluso a costa de reducir los ingresos. También es necesario crear listas de tareas y jerarquizarlas por importancia, comenzando con las que son relevantes de verdad. Finalmente, la concentración se verá reforzada si llevamos a cabo una sola tarea a la vez. La consecuencia más directa será el empleo de una cantidad menor de tiempo en cada trabajo a realizar.
4. Revisar los procesos
El consultor Ricardo Cortines explica en El buen tiempo que el 99% de lo que hacemos se puede hacer en menos tiempo. El camino para ese adelgazamiento temporal pasa por analizar cómo se hacen las cosas y simplificar los procesos al máximo, y lo ejemplifica con las matrioskas, las muñecas rusas.
«Empezarás por una muñeca muy grande (una conducta sin pulir), que poco a poco irás simplificando hasta dar con una minúscula que no podrás abrir (una tarea irreductible). Después solo te quedará repetir esa inmejorable manera de hacer las cosas una y otra vez hasta convertirla en una rutina, en un proceso mecánico. Debes aspirar a desarrollar comportamientos rutinarios: cuanto menos tengas que pensar cómo hacer algo, mejor y más rápido lo harás», explica en su libro.
Debemos eliminar lo superfluo y reducir al máximo lo trascendente.
5. Ubicar un espacio que sea exclusivamente para trabajar
El confinamiento aceleró el proceso de regreso a los hogares. Un amplio número de profesionales se han lanzado al teletrabajo una vez que nos dimos cuenta a la fuerza de que no es necesario pasar el 100% del tiempo laboral en la oficina.
En su libro Teletrabajar, pero bien, la socióloga Alicia Aradilla recomienda la creación de un espacio que sirva solo para trabajar, un espacio que ayude a separar mentalmente los horarios y a disfrutar del resto de la casa ahora que se pasa en ella tanto tiempo.
Además, afirma que es también conveniente no ceñirse a él todo el tiempo. «Una vez decidido tu espacio exclusivo de trabajo, es recomendable combinarlo con otros espacios, porque realizar algunas tareas en la terraza, mesa de la cocina o cualquier otro lugar que te guste aportará una sensación de diversidad a tu mente, algo que hará que aumente tu capacidad de concentración y creatividad. Combinar los lugares hace más ligero trabajar desde casa, ya que significa que hay un espacio de trabajo definido, y el resto son alternativas puntuales».
Aradilla recomienda también que decores ese espacio de trabajo, aunque de manera contenida. Una foto de la familia o incluso de los compañeros de trabajo ayudará a llevar mejor los momentos de soledad. Un exceso de elementos o de fotos será una fuente de dispersión que dificultará la concentración.
