Los motivos de que los expertos en productividad recomienden escribir correos electrónicos breves son variados. El principal probablemente sea que los trabajadores pasan aproximadamente la mitad de su tiempo utilizando el correo electrónico. Es decir, planificando tareas en muchos casos, pero no haciéndolas.
Y aunque no sea tanto el tiempo empleado en ellos, también está comprobado que la interrupción para consultarlo hace que la concentración descienda, y con ella la productividad, tu eficiencia en lo que estabas haciendo.
Para empezar, todos recibimos demasiados e-mails. A menudo, más de los que podemos gestionar en una jornada laboral (si no queremos dejar de lado el resto de tareas). Escribiendo correos más breves, facilitaremos al receptor la tarea de atenderlos todos y haremos que sea más probable que atienda el nuestro. Si en un primer vistazo detecta que nuestro correo le quitará demasiado tiempo, quizá lo deje para más tarde o le ponga una etiqueta de «pendiente».
Pero no pienses solo en el receptor, también en ti: si te acostumbras a redactar tus correos casi como si fueran tuits, perderás mucho menos tiempo en ello cada día.
Por otro lado, la brevedad facilita la comprensión del mensaje principal. Cuanta más información secundaria añadamos, mayor es la probabilidad de que el receptor no retenga el mensaje principal o lo entienda mal por tener la atención desviada.
Además, es frecuente que los correos electrónicos se vuelvan a consultar, y el hecho de que sean breves y traten un solo tema ayuda a su detección, en contraposición con esos correos demasiado extensos que mezclan varios temas.
TRUCOS PARA HACER TUS MAILS MÁS BREVES, DIRECTOS Y COMPRENSIBLES
–Trata de que el asunto sea representativo. Evita asuntos ambiguos como «hola», «hoy», «artículo» o «reunión», que apenas aportan información. Procura que al receptor le quede muy claro a la primera de qué trata tu mail sin abrirlo siquiera. Por ejemplo: [Proyecto X] Últimos cambio. Noviembre o Reunión del jueves 16 con Raúl García.
-Si la información que quieres transmitir es extensa, adjunta un documento. De esta forma, el cuerpo de tu correo puede ser muy breve pero no dejas de enviar la información que querías trasladar. Por ejemplo: mejor un sencillo «adjunto el memo (memorándum, resumen, informe) de la reunión» acompañado de un documento en Word o PDF adjunto que un larguísimo correo que intente resumir esa misma información.
-Usa construcciones gramaticales sencillas. Mejor si sigues la construcción sujeto-verbo-complementos que si hablas como Yoda. El objetivo es que nadie tenga que leer tus correos dos veces. Si puedes elegir, mejor la voz activa que la pasiva («el consejo aprobó los presupuestos» mejor que «los presupuestos fueron aprobados por el consejo») y mejor las frases positivas que las negativas («los resultados estarán el jueves» mejor que «los resultados no estarán hasta el jueves»).
También es mejor que utilices las expresiones más cortas, en el caso de que algo se pueda decir de varias maneras (mejor «planificar» que «llevar a cabo una planificación»).
-Minimiza los marcadores textuales, nexos y muletillas. Muchas veces son prescindibles. Construcciones como «yo creo», «pienso que», «sin embargo», «por supuesto» u «obviamente», a menudo, se pueden eliminar sin que el mensaje pierda sentido (a veces incluso pueden hacer que lo gane). Un truco: imagina que estás escribiendo un tuit. No tiene que ocuparte tan pocos caracteres, pero sí que debería usar ese lenguaje económico.
-A veces no es necesario escribir saludos y despedidas. «Muchos e-mails son demasiado largos y el motivo es la cortesía», dice Jordan Crook en Tech Crunch. Cuesta acostumbrarse a escribir correos en los que no haya saludos pero es posible hacerlo.
Por ejemplo, en los correos internos con tus compañeros, con algunos de los cuales has hablado varias veces ese día, no hace falta incluir siempre un «saludos» o un «hola, buenos días». Eliminar esta «paja» hará tus mensajes más directos. Si al principio te parece raro, piensa que es como si alguien saludara al principio de todos sus tuits y se despidiera al final.
«La mayoría de los emails están llenos de ‘hola’, ‘cómo estás’ y otras formas formas generales de cortesía. Esto es innecesario. Estamos moviéndonos hacia un mundo en el que cuantas menos teclas pulses, mejor», insiste Crook, que pone un ejemplo de una misma información enviada con frases de cortesía o de una forma directa:
«Por supuesto que la primera me hace sentir cálido y super importante, pero el segundo me hace ahorrar tiempo, que es lo que realmente aprecio en un email». Además, eliminar estas formas de cortesía ahorrarán también tiempo del remitente, que no tendrá que pensar en ellas.
-Olvida los comentarios triviales, el «charloteo», lo que en inglés llaman «small talk».
Puede ser útil en determinadas ocasiones, pero es innecesario en la mayoría. Puede que los mails te parezcan «deshumanizados» sin esas frases cordiales («¿qué tal todo? Espero que muy bien, y que no te esté haciendo mella la ola de frío. Nosotros con muchos proyectos nuevos»). Pero a veces puedes plantearte mostrar tu cordialidad por otras vías y reducir los correos a su información útil. O, al menos, acortar un poco la parte dedicada a esas frases triviales.
No, eso no te convertirá en el «monstruo» de la oficina. Al contrario: todos agradecerán que respetes así su tiempo.
Al principio te puede parecer «borde», pero pronto descubrirás que esos mails son los más amables de todos: los que respetan el tiempo de los demás.
-Usa puntos, listas o numeraciones. Sin que te des cuenta, te obligan a ser más claro y conciso y a estructurar mejor tu mensaje. Úsalo en algunas partes, cuando el contenido lo requiera.
-Usa un tipo de letra con buena legibilidad (rechaza, por ejemplo, los que imitan escritura manual). Lo que mejor se lee es la letra negra sobre fondo blanco. No escribas en mayúsculas, porque parece agresivo.
-Si esperas una respuesta, no hagas demasiadas preguntas, recomienda la coach Inma Torres. Remarca tu idea clave, porque los correos demasiado largos tienen una probabilidad menor de ser respondidos. Y si preguntas o pides demasiadas cosas, será fácil para el receptor «olvidarse» de alguna.
-No dupliques los correos ni el tiempo. Evita en la medida de lo posible los recordatorios innecesarios, redactar de nuevo algo que ya explicaste por escrito o que puede ser sustituido por un adjunto que lo explica, las llamadas para confirmar que llegaron los correos o los correos para poner por escrito los detalles de una llamada. Una comunicación unificada ahorra tiempo y hace a la empresa más productiva.
-Al final, relee el correo. Seguro que esa revisión te permitirá recortar alguna frase más o explicar otra de manera más clara.
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