No es la primera vez que hablamos en Yorokobu de reunionitis. Pero rescatar este tema era necesario porque el panorama del teletrabajo, las reuniones y las videollamadas ha cambiado mucho en los últimos años. El confinamiento por la pandemia de la covid-19 ha provocado un estallido de videoconferencias.
Según una encuesta de Eurostat, el 78% de los españoles llamó o videollamó en 2020, mientras que en 2019 lo hizo el 55%. En el entorno laboral, dice Randstad que el 65% de los trabajadores ha hecho reuniones por videoconferencias.
Al leer estas cifras surge una duda lógica e inmediata: ¿han aumentado las reuniones o es, en esencia, el mismo número de reuniones que ahora se hace en formato virtual? Habría que evaluar la situación empresa por empresa, pero Harvard asegura que sí aumentaron, al menos, en un 13%.
Podemos buscar los motivos en una necesidad de sustituir el trato personal con al menos el contacto visual, en un abuso del llamado small talk (conversaciones banales, como cuando se habla sobre el clima con un vecino en el ascensor) para simular una cotidianeidad inexistente, o en el hecho probado de que el 54% de los teletrabajadores trabajan más horas cuando no lo hacen en la oficina.
En cualquier caso, el verdadero problema no está solo en reunirnos demasiado, sino en que en muchas ocasiones nos reunimos mal. Muchas reuniones son ineficientes y acarrean más problemas de los que solventan. Hemos elaborado esta guía con formas de solucionar cada uno de los problemas que pueden surgir en una reunión.
1. Problema: no queda tiempo disponible en la jornada para el trabajo productivo
Solución: Algunas empresas establecen franjas libres de reuniones. Concentran las reuniones en unas cuatro horas al día para que el resto del tiempo los trabajadores puedan concentrarse en elaborar documentos u organizar sus tareas. Dropbox o Slack son dos de las empresas que optan por estos formatos.
Una forma de organizar esos tramos sin reuniones puede incluir el teletrabajo, de tal manera que los empleados asistan a la oficina por la mañana y después vayan a comer a su casa para terminar allí la tarde sin interrupciones y con la ventaja del ahorro de tiempo y dinero en la comida. Otra opción es establecer días enteros sin reuniones, que suelen ser los viernes debido al cansancio acumulado durante la semana.
2. Problema: los asistentes están cansados, desconcentrados o no prestan atención
Solución: Una opción es prohibir el teléfono móvil durante el tiempo de la reunión o invitar a los asistentes a que tomen notas en papel en lugar de hacerlo en el portátil, que puede tener distracciones como las notificaciones.
Aunque un estudio de la Escuela de Altos Estudios Comerciales de Montreal asegura que la prohibición a secas puede generar más estrés en los trabajadores, y sugiere acompañarla de soluciones como un intermedio para revisar el móvil o una limitación de la duración.
Otra opción puede ser evitar las reuniones a última hora del día o el último día laborable de la semana.
3. Problema: el excesivo tiempo empleado en reuniones encarece el proyecto
Solución: Invita a menos personas a las reuniones. Reserva los perfiles más altos solo para las reuniones imprescindibles, especialmente si trabajas con proyectos que implican imputación de horas.
En internet hay muchas webs que calculan el coste de una reunión. Deberíamos empezar todas las reuniones poniendo sobre la mesa su coste para saber si la empresa prefiere emplearlo en eso o en otra cosa.
Otra sugerencia pasa por acabar las reuniones en su hora prevista de finalización, sin permitir que se alarguen sin un motivo de peso. A menudo, «un clavo saca a otro clavo»: a no ser que haya otra reunión inminente, algunas personas son incapaces de dar por finalizada la actual.
Y una cosa más: ¿por qué la reunión estándar dura una hora o media hora? Plantéate la posibilidad de hacer una reunión de siete u ocho minutos si eso es lo que el tema requiere. Seguro que también has oído hablar de las empresas que realizan sus reuniones de pie: es otra estupenda manera de mantenerlas breves.
[pullquote]Muchas reuniones son ineficientes y acarrean más problemas de los que solventan[/pullquote]
4. Problema: las personas que no estaban en la reunión no están informadas
Solución: Encarga a uno de los presentes que elabore un memo o memorando. Este documento puede tener distintos formatos, pero algunos campos básicos que puede incluir son la fecha, las personas presentes, los puntos tratados, los enlaces a documentos pertinentes y las conclusiones o próximos pasos.
5. Problema: parte de la reunión se emplea en compartir información que estaba disponible de antemano
Solución: Enviar a los asistentes la información para que se preparen la reunión. Incluir en la convocatoria de la reunión los documentos y enlaces que se vayan a tratar. Avisar de que en la reunión no se leerán dichos documentos, sino que se tomarán decisiones partiendo del punto de que todas las personas los conocen.
6. Problema: no da tiempo a tratar todos los puntos previstos
Solución: realiza una agenda detallada. Procura que sea realista: si hace falta, deja temas fuera para tratar en otro momento o por otras vías. También puedes establecer un tiempo límite por cada tema o bloque. Pedir puntualidad e «ir al grano» en cuanto estén todos los asistentes también te ayudará a no perder minutos preciosos al inicio que después te harán falta.
7. Problema: hay muchas reuniones aplazadas o canceladas
Solución: Empieza por tomarlas en serio tú mismo. Si continuamente aplazas las reuniones en el último momento o llegas tarde a ellas, harán lo mismo contigo. Haz ver a las personas que su tiempo es valioso para ti respetando la hora de finalización y evitando hacer intervenciones demasiado extensas.
Si no te queda más remedio que aplazar o cancelar una reunión, avisa con tiempo suficiente, explica el motivo y pide disculpas de verdad.
8. Problema: las reuniones no solucionan nada
Solución: Tener claro, antes del inicio de la reunión, cuál es su objetivo. Así, los asistentes podrán tenerlo presente y sus interacciones irán destinadas a ese resultado, ya sea, por ejemplo, la toma de una decisión, una distribución de tareas o una recopilación de ideas y soluciones.
Cuando la reunión finalice, asegúrate de que alguien queda encargado de implementar lo acordado.
9. Problema: se repiten temas ya tratados
Solución: Haz las reuniones de ese equipo o con ese cliente menos frecuentes. Ve ajustando frecuencia y duración hasta que consigas que todo su contenido sea relevante y no repetitivo, pero sin llegar a un momento en el que haya tantos temas nuevos que no dé tiempo a tratarlos.
Tener reuniones muy frecuentes y largas puede ser tan improductivo como tener reuniones demasiado espaciadas o de duración insuficiente.
10. Problema: una persona monopoliza la conversación
Solución: Puedes hacer una distribución previa de los roles, dejando que cada persona se encargue de un bloque. También puede haber una persona que haga de moderadora. Esta persona tendrá presente la agenda, será consciente del tiempo disponible y puede avisar cuando ya sea conveniente pasar a la siguiente cuestión.
En su libro Rework, los fundadores de Basecamp titularon a un capítulo «Las reuniones son tóxicas». En él argumentaban que normalmente tratan de cosas abstractas, aportan una cantidad ínfima de información por minuto y se multiplican, dando lugar a más y más reuniones.
En este artículo, Matt Mullenweg establece cinco niveles atendiendo al grado de dependencia de las reuniones, videollamadas y, en general, de la interacción continua con los demás durante el desempeño de tu trabajo.
En el nivel cero estarían los trabajos que solo tienen sentido si estás ahí físicamente, como por ejemplo una cafetería o un centro de masajes. En el nivel cinco, una situación idílica de autonomía absoluta y desempeño impecable. En el medio, cuatro niveles que se diferencian por cuestiones como el grado de dependencia del trabajador con respecto a los demás, el número de interrupciones o la facilidad de trabajar en remoto.
Leer con detenimiento esta división nos puede ayudar a reflexionar con franqueza sobre nuestra inmunidad (o adicción) a la dulce tentación de las reuniones, que en ocasiones pueden resultar más apetecibles que otras tareas más difíciles o tediosas, pero que, sin mesura, pueden hacer un flaco favor a nuestra productividad.
