Brainwriting: un método creativo contra los acaparadores de reuniones

Verba volant,
scrīpta mānent .
(Cayo Tito al Senado romano)

El conocido brainstorming o «tormenta de ideas» tiene lagunas.

No funciona igual para todo el mundo y en todos los tipos de organizaciones. Para que salga bien, requiere unas habilidades por parte de los participantes. Por eso, unos profesores de la Kellogg School of Management (Illinois, Estados Unidos) han propuesto un método derivado de este que pretende aprovechar mejor el tiempo empleado en las reuniones de ideas: el brainwriting.

Antes de pasar a definirlo, expongamos cuáles son los pinchazos más evidentes del brainstorming oral como método creativo para llegar a una idea o solución:

• Las ideas que salieron primero tienen un peso desproporcionado durante el resto de la conversación, fenómeno que se denomina «anclaje»: esas ideas tempranas se aceptan como ejemplos válidos de solución al problema y las siguientes se desvían poco de ahí. El brainstorming se convierte en una ley del más rápido y no del que mejores ideas tiene.

• Como consecuencia, no se conocen las ideas iniciales de cada uno, sólo las condicionadas por esas primeras ideas. Se puede decir que el brainstorming terminó cuando la primera persona dio su opinión.

• Hay personas que acaparan las reuniones (participan hasta un 70% del tiempo) y hacen que otras se vayan de allí sin que su idea vea la luz.

• Mientras alguien habla, los demás ya no están pensando en sus propias ideas sino asimilando las ajenas, por lo que el brainstorming cesa.

• En la lengua oral, no es posible volver a echar un vistazo a algo dicho. La memoria no es infinita, así que probablemente no todos los asistentes tendrán en la cabeza igual de claras todas las opciones citadas a lo largo de la reunión.

• Hay personas con buenas ideas que no se animan a participar porque no tienen dotes de comunicación oral, son tímidas o sienten presión. Muchas buenas ideas se quedan sin ser comentadas, o se comentan tras la reunión a la persona de confianza que cada uno tiene al lado en lugar de ser presentadas y evaluadas adecuadamente.

• No hay un tiempo real para pensar: muchas personas se precipitan y exponen obviedades por el simple hecho de aportar algo y quedar bien. Especialmente después de las primeras intervenciones, como un efecto contagioso. Los silencios se evitan y la reflexión profunda y de valor se queda sin hacer. La frescura o el decir todo lo que pase por la mente está sobrevalorado. A menudo, un pequeño tiempo de reflexión mejoraría la idea.

• A menudo se premia más la cantidad de ideas que su calidad.

• A menudo se repiten ideas con ligeras variaciones.

• Se pierde demasiado tiempo. Los integrantes de la reunión serían más productivos haciendo cualquier otra cosa.

En vista de todo esto, los profesores Leigh Thompson y Loran Nordgren de la Kellogg School hablan de las ventajas que tendría separar el proceso de creación de ideas del proceso de discusión. Es decir: escribir primero las ideas y sólo después compartirlas con los demás.

Proponen registrar todas las ideas antes de la reunión, sin los nombres de sus autores, para que los presentes puedan votar por ellas sin dejarse llevar por su respeto (o falta de él) hacia quien la creó. Este método, el brainwriting, sería entonces una especie de meritocracia de las ideas.

Para llevar a cabo este nuevo método de creatividad, Nordgen se sirve de una aplicación llamada Candor, que ya se utiliza en empresas como Google, IBM o Groupon.

Esta aplicación permite invitar al equipo que vaya a participar en el proyecto y anotar las ideas de forma privada antes de la reunión. Esta recolección de información privada evita que las ideas se vean condicionadas por las de los demás, por lo que el resultado tiene una variedad mucho mayor de opiniones.

Después, una vez reunidos, cada uno explicará brevemente las ideas que anotó antes de pasar a discutirlas (en esta fase se eliminan ideas repetidas, se agrupan otras, etc) y votarlas de forma anónima a través de la aplicación.

Este proceso sólo lleva 10 o 15 minutos, por lo que no merma la productividad de la empresa. Si no hay una sola idea ganadora, se pueden volver a discutir las finalistas. Candor está disponible a través de la web o como aplicación gratuita para iOS, pero su método puede aplicarse también de forma analógica en cualquier reunión, simplemente sirviéndose de una pizarra o de papel y bolígrafo. Cualquier idea es mejor atendida si puede ser expresada por escrito huyendo, así, de la volatilidad y los condicionantes de la lengua oral.

FUENTES:
FastCompany
BuiltinChicago
UseCandor.com