Manifiesto por un buen uso del email

Es una de las quejas más recurrentes entre trabajadores de hoy en día. La esclavitud del mail. Chris Anderson, responsable de TED, lo vive de primera mano y ya está más que harto. Para aliviar este problema, propone una manifiesto de buenas prácticas en su blog personal.
«Houston, tenemos un problema. A todos nos encanta el poder de conexión del email, pero nos estamos ahogando en ello. Cada año empeora el problema hasta el punto de que acabamos atrapados durante buena parte de la semana mirando los contenidos de nuestras bandejas de entrada».
Anderson asegura que no está intentando imponer una forma dogmática de tratar el tema. Simplemente quiere que retomemos el control de nuestras vidas para pasar más tiempo haciendo trabajo creativo en vez de reactivo. «No puede ser que muchas veces pasemos más tiempo en procesar un mail que en escribirlo».
La lista de Anderson tampoco  intenta ser definitiva, ni mucho menos. Pide a sus lectores y amigos que aporten sus opiniones y sugerencias. Una vez que termine su periodo de consulta, colgará un manifiesto en emailcharter.org, una url que ha creado para dar visibilidad al tema.
Estas son algunas de sus propuestas:
1. Respeta el tiempo del receptor
Esta es una regla fundamental. Si envías un mail, tu responsabilidad es minimizar el tiempo que quita a la persona que lo recibe, aunque signifique echar un poco más de tiempo antes de enviarlo.
2. Facilita la lectura de tu mail
Esto significa: frases escuetas, preguntas sin ambigüedades y textos cortos. Si el mail tiene más de 100 palabras, explica en la primera línea la razón por la que escribes.
3. Utiliza asuntos claros
Ejemplos que no funcionan:
Subject: Re: re: re: re
Subject: Hola, soy yo!
Subject: la semana que viene…
Subject: MI INCREIBLE ESPECTACULO EMPIEZA LA SEMANA QUE VIENE en el teatro Vctory
Ejemplos que funcionan:
Subject: Propuesta para TED
Subject: Reunión a mediodía cancelada (eom)
EOM significa ‘end of message’. Es un buen regalo para el recipiente. No tienen que pasar tiempo para abrir el mensaje.
4. Utilizar mensajes cortos no significa ser maleducado
Vamos a ponernos de acuerdo en que escribir emails y respuestas cortas es totalmente aceptable. No tienen que incluir los intercambios sociales normales aunque utilizar un emoticono de vez en cuando no es algo malo. Nadie busca ser brusco, así que no te lo tomes así. ¡Solo queremos recuperar nuestras vidas!
5. ¡Lento no significa que no me importas!
Vamos a ponernos de acuerdo también en que no pasa nada si alguien no responde rápido o nunca. No es que no te quieran. Simplemente no quieren ser cautivos de sus bandejas de entrada. Evita enviar emails para recorarlo aunque estés desesperado. Solo empeora el problema.
7. Evita respuestas sin sentido
No necesitas responder a todos los mails. Si te digo «Gracias por contactar conmigo. Me apunto». No tienes que responder «Genial». Eso me ha costado otros 30 segundos. Si tienes que confirmar, pon en el asunto ‘eom’.
8. Piensa antes de poner en copia a alguien

Los CC: son como cuando se te cae un plato de espaguetis lleno de aceite de oliva en un suelo recién fregado. La mayoría no son necesarios y son difíciles de quitar. Por cada CC adicional, asegúrate de que el mail que mandes sea claro y explique bien quién es la persona más apropiada para responder.
9. Habla de forma suave

NO UTILICES MAYUSCULAS EN EL CUERPO DE TU MAIL. Es como chillar a alguien. Y son dificiles de leer. Tipografías sencillas sans serif son las que mejor funcionan, como Arial, Helvética o Verdana. Si quieres dar un toque personal a tus mails, diseña una firma personalizado.
10. Di no a los adjuntos
No utilizes documentos adjuntos a no ser que sea vital. Algunas personas tienen todo tipo de archivos gráficos y logos que aparecen como adjuntos para el recipiente. No mola. Se pierde tiempo intentando ver si hay algo allí. Peor todavía es enviar un texto en un adjunto cuando podría estar fácilmente incluido en el cuerpo de texto del mail.
Si es una invitación a un evento, incluye una URL clickable y la información más importante en el cuerpo de texto.
11. Facilita darse de baja
Si envías newsletter, por favor facilita poder cancelar la suscripción.
13. No respondas cuando estás enfadado

Aléjate del ordenador. Chilla. Desahógate. Pero no mandes el email hasta que hayas calmado tus emociones. Un email maleducado te puede afectar de por vida y provocar una respuesta peor.
14. Utiliza NNTR

«No need to respond». Utilízalo en el asunto justo antes de EOM. O ponlo al final del email. ¡Es un buen regalo al recipiente!
16. ¡Apaga tu ordenador!
Esto debería ser la regla más importante de todas. Si todos acordamos pasar menos tiempo escribiendo mails, ¡nos llegarían menos mails! Intenta tomar la mitad del día sin mirar tu mail. Intenta liberarte de mails los fines de semana. Piensa en configurar una respuesta automática que diga «Gracias por la nota. En honor a la salud mental de mi familia, ahora solo manejo mails los miércoles. Contestaré lo más posible ese día. Gracias por contactar conmigo. No te olvides parar a disfrutar del olor de las rosas».
Seth Godin también ha aportado algunas sugerencias basadas en un post sobre la gestión de mails escrito hace tres años.
Y ahora te toca opinar a ti. ¿Cómo gestionas tu mail? ¿Qué aportaciones harías a la lista de Chris Anderson?