Por qué las reuniones no sirven para (casi) nada

Recuerdo que durante mis primeras prácticas estaba deseando que me invitasen a una reunión. Veía a mis compañeros dirigirse con sus agendas hacia la sala de reuniones y, cuando tras el último, se cerraba la puerta, yo me decía: “Pronto estaré ahí dentro tratando asuntos importantes y resolviendo los problemas de la empresa”.
Algunos años y reuniones después, debo decir que son un camelo. Puedo afirmar que, hasta la fecha, he acudido a más reuniones de las necesarias. Sí, a más de las necesarias, porque la mitad tratan asuntos totalmente irrelevantes y, de la otra mitad, un porcentaje elevado no llevan a ningún sitio por estar mal estructuradas y dirigidas o por llevarse a cabo a destiempo.
Seamos serios. ¿Me puede explicar alguien para qué sirve una reunión un lunes a las 8:30 de la mañana? En teoría para organizar y estructurar la semana. En mi opinión, para soliviantar al personal desde bien temprano y reducir su rendimiento, de por sí no muy alto los lunes por la mañana.
¿Para qué sirven las reuniones de los viernes a última hora? Pues, a no ser que sean para destacar algún logro o unos buenos resultados que animen y motiven, solo sirven para que vayamos a tomarnos la cerveza del viernes con más ganas aún y para que, tras la segunda o tercera, empecemos a rajar del jefe con más ímpetu que de costumbre.
Muchos managers o directores dedican gran parte de su tiempo a organizar reuniones con el único objetivo de controlar el trabajo de sus empleados, para camuflar sus propias carencias y para aparentar ante su equipo, sus empleados y/o superiores y justificar su tiempo y sueldo.
Refiriéndome en todo momento a reuniones internas, no estoy diciendo que todas sean innecesarias. Considero que son fundamentales para compartir ideas y puntos de vista, para mejorar la creatividad, establecer objetivos, exponer problemas y buscar soluciones. Sin embargo, creo que están sobrevaloradas y que, en su mayoría, no sirven porque interrumpen los flujos de trabajo y porque destruyen en lugar de crear.
Por favor, managers del mundo, cuando se os encienda la bombilla y creáis que es momento para una reunión, respirad hondo, contad hasta diez y dejad que la idea salga plácidamente de vuestra mente. Si pasado un tiempo, la idea vuelve, respirad hondo de nuevo, contad hasta veinte, y así sucesivamente hasta que la idea realmente desaparezca. En serio, todo seguirá funcionando bien. No se os necesita tanto como creéis, ni a vosotros, ni a vuestras reuniones. Si la idea persiste, entonces nos lo planteamos en serio.
Mirad, el tema es simple. Antes de convocarla, preguntaos: ¿Tenemos una buena razón para hacerla? ¿Sacaremos algo positivo para la empresa? ¿Será productiva esta reunión? Si la respuesta es con toda honestidad “sí, es necesaria para la compañía o el proyecto”, entonces adelante con ella.
Si, por el contrario, la respuesta es no y sólo estáis aburridos, no queréis trabajar mucho ese día o, simplemente, queréis aparentar, llamad a vuestra madre para decirle cuánto la queréis o id a tomar unas cañas, pero ¡dejad al personal que trabaje en paz!
—
José Alberto Benavides dialoga en Twitter con el nombre de usuario @joselond.
Foto portada: Opensourceway bajo lic. CC
Este artículo fue publicado en el número de abril de Yorokobu.