Estás concentrada, por fin, en ese asunto de trabajo que necesita toda tu atención. Tu creatividad fluye, llegan las ideas y sabes cómo ponerlas en marcha, todo bien. Entonces salta una notificación: estás convocada a una reunión urgente para tratar un tema que te toca de soslayo. Con esa ya has perdido la cuenta de las que van en esta última semana. Y te preguntas: ¿realmente es necesario que yo esté ahí?
El tema de la conveniencia o no de reunirse en el trabajo está muy trillado, y aun así, no parece encontrarse una solución al problema que puede resultar que una empresa sufra reunionitis. Reunirse es bueno porque fomenta la comunicación en un equipo. El problema está en abusar de ellas.
Steve G. Rogelberg, profesor en la Universidad de Carolina del Norte y autor del libro La sorprendente ciencia de las reuniones: Cómo liderar tu equipo para obtener el máximo rendimiento (Tebar Flores, 2019), observó en un estudio de 2022 que los empleados de oficina en ese mismo país pasan un promedio de 18 horas de la semana en reuniones, lo que supone unos 25.000 dólares en costes salariales por empleado. Otro dato que ofreció dicho estudio es que esos trabajadores pensaban que no era necesaria su presencia en el 30% de esas reuniones.
La buena noticia es que ya hay cada vez más empresas que buscan otra manera de hacer las cosas para acabar con el estrés que supone para sus plantillas tanta reunión. Tal y como explica Alyson Krueger en un artículo para el New York Times, estas ideas pasan por hacer reuniones de pie y no sentados o proclamar un día a la semana libre de este tipo de eventos.
¿REUNIONES INÚTILES? NO, GRACIAS
Una reunión bien organizada es una herramienta de trabajo eficaz: potencia la colaboración y la comunicación entre los miembros de un equipo y motiva a la plantilla convocada, ya que les hace sentirse útiles y valorados dentro de un proyecto.
Entonces, ¿por qué se tiene la sensación, muchas veces, de que este tipo de encuentros son inútiles y suponen una pérdida de tiempo?
La mayoría de las veces, porque tenemos programadas demasiadas en nuestra agenda y tenemos la sensación de que todo ese tiempo que dedicamos a reunirnos lo perdemos de trabajo efectivo que podíamos estar dedicando a asuntos más importantes.
Otra causa del malestar que provocan en los trabajadores es porque suelen convertirse en eventos interminables. ¿Quién no ha salido de más de una reunión con la sensación de que todo lo que se ha tratado allí podía haberse resuelto con un email o en diez minutos?
Esto sucede porque esas reuniones no están bien programadas, no tienen un objetivo claro. Y, para colmo, no se han convocado con la suficiente antelación, pensando bien qué miembros del equipo deben estar presentes y cuáles no.
CÓMO CONVERTIR UNA REUNIÓN EN ALGO ÚTIL
El problema, pues, no está tanto en hacer reuniones sino en la conveniencia o no de convocarlas y en que todas las personas invitadas estén ahí porque es realmente necesario contar con ellas. Es decir, un problema de eficacia.
¿Cómo se consigue hacer que una reunión sea útil para todos los convocados? Aquí van algunos consejos.
1. ¿Para qué convoco una reunión?
Esta es la primera pregunta que hay que plantearse. Si se busca únicamente compartir información, es probable que baste con enviar un email o pedir un informe, no nos hagas perder el tiempo, Mari Puri.
Ahora bien, si es porque se necesitan nuevas ideas para sacar adelante un proyecto, adelante, convócala. Porque una reunión presencial o por videollamada puede resultar eficaz para ese propósito. Y ya sabes lo que dicen, cuatro ojos ven más que dos.
2. Qué cuestiones deben tratarse
Ahora que ya tienes claro que hay que reunirse sí o sí, toca programar qué temas se van a tratar. Hacerlo con tiempo y con la suficiente antelación ayudará a encauzar esa reunión y a centrarse en lo prioritario. Si tienes claros los puntos que vais a discutir, es más difícil que te olvides de algún asunto importante y tengas que convocar una nueva junta para tratarlo.
En esa planificación, calcula también cuánto tiempo le vas a dedicar a cada punto y cuánto llevará en total la reunión. Si puedes adelantar a las personas que participen este dato, podrán concentrarse mejor en los asuntos a tratar. Tranquiliza mucho saber que se hablará durante diez minutos de una cosa y otros diez de otra, que no esperar que el tema se líe y les den las mil sin resolver nada.
3. Convoca solo a las personas necesarias
Una reunión de trabajo no es un acto social ni debe servir para hacer comunidad, para eso ya están las cañas de después, José Luis. Aquí se viene a trabajar y, a ser posible, a ser lo más eficaces posible. Así que, una vez que tienes claros los puntos de los que vais a hablar y el tiempo que dedicaréis a cada tema, selecciona bien a los participantes.
Puede que Maricarmen te caiga súper, pero el asunto de la reunión no es de su negociado. Déjala en paz y que siga a lo suyo.
4. Escuchar es de sabios
Que seas el amo del calabozo de esa reunión bien porque seas el jefe, bien porque te ha tocado coordinarla, no supone que solo hables tú y lo que digas vaya a misa. Para que estos encuentros sean productivos, conviene escuchar las opiniones y sugerencias de todos los participantes.
Que haya diferentes puntos de vista no tiene por qué ser malo, al contrario; permiten ver la cosa desde todos los ángulos posibles y tomar mejores decisiones.
5. Que alguien se encargue de tomar notas
Como diría tu abuela, no se puede estar en misa y repicando, que, traducido a tu idioma, vendría a significar que si estamos todos tomando notas de cuanto se dice, acabamos perdiendo el hilo.
Por eso es importante que, antes de empezar la reunión, encargues a una persona que apunte cuanto allí se hable. De esta manera, los demás os despreocupáis del tema y seguís con lo vuestro, que es eso que os ha obligado a reuniros.
El encargado de tomar notas se responsabilizará después de hacerlas llegar a todos los participantes de la reunión. Además, les resultarán muy útiles a quienes, por el motivo que sea, no hayan podido asistir.
6. ¡Se acabó!
Parece una tontería, pero es importante dejar claro que todo se acaba en este mundo, incluida esa reunión. Para ello, siguiendo la planificación que ya tenías hecha, no está mal avisar de que quedan pocos minutos para terminar. Evitarás que la gente se enrolle más de la cuenta y conseguirás ir al grano. No imaginas el alivio que supone para el personal saber que el encuentro no se va a eternizar.
Un poquito antes de llegar al final, es conveniente hacer un breve resumen de lo que se ha hablado y especificar las conclusiones. Es el momento, también, de asignar tareas y responsabilidades para aquellos asuntos que hayan podido surgir, y ponerles fecha límite de realización, que luego la cosa se dispersa y ya sabemos. Y sé amable: despídete dando las gracias por la asistencia y reconoce el esfuerzo.
7. Haz un seguimiento de la reunión
Si la razón para convocar una reunión es avanzar en el trabajo y conseguir un objetivo, no servirá de mucho si no haces un seguimiento después. Así que monitorea el progreso del trabajo de los asistentes y mantenlos informados de cómo se va avanzando.
